Die Stadt Sundern (Sauerland) bietet die Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrengesetzes. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger einen Zugang eröffnet hat.

Die Stadt Sundern (Sauerland) hat einen entsprechenden Zugang unter folgenden technischen Rahmenbedingungen eröffnet:

De-Mail:
Die Stadt Sundern (Sauerland) ist über De-Mail unter der folgenden Adresse elektronisch sicher und vertraulich zu erreichen:

rathaus@stadt-sundern.de-mail.de

Mit De-Mail kann man verbindliche Rechtsgeschäfte abschließen, solange keine besonderen Erfordernisse an die Form des Rechtsgeschäftes bestehen. De-Mail bietet zusätzliche Sicherheit, denn die bei herkömmlicher E-Mail fehlende Nachweisbarkeit des Eingangs ist mit der Nutzung von De-Mail möglich. Unter Verwendung der (durch den De-Mail-Anbieter) qualifiziert elektronisch signierten Versand- und Eingangsbestätigungen können sowohl Sender als auch Empfänger nachweisen, dass eine Nachricht versendet wurde oder eingegangen ist.

Für einen im Verhältnis zum Gesamtvolumen geringen Anteil der Rechtsgeschäfte ist die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben. Die elektronische Abwicklung solcher Rechtsgeschäfte setzt heute in der Regel eine qualifizierte elektronische Signatur nach Signaturgesetz durch den Nutzer voraus. De-Mail kann auch in diesen Fällen genutzt werden, allerdings muss die entsprechende De-Mail oder das per De-Mail versandte Dokumente dann zusätzlich durch den Nutzer qualifiziert elektronisch signiert werden (siehe unten).

Der Versand per De-Mail allein ersetzt also nicht immer die Schriftform. Gegenwärtig erarbeitet die Bundesregierung ein E-Government-Gesetz, das unter anderem weitere Möglichkeiten schaffen soll, die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform  durch alternative elektronische Verfahren, insbesondere De-Mail, zu ersetzen.

Signatur:
Für eine formgebundene elektronische Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihr Dokument mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 3 des Signaturgesetzes versehen.

Die Stadt Sundern (Sauerland) kann aus technischen und organisatorischen Gründen derzeit leider keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit prüfen. Dies hat zur Folge, dass Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersendet werden können. Verwenden Sie hierzu bitte die Briefpost.

Dateiformate:
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadt Sundern nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:

PDF-Dateiformate (pdf)
Rich Text Format (rtf)
Microsoft Word bis Version 2010 (doc, docx)
Microsoft Excel bis Version 2010 (xls, xlsx )
Grafik-Dateiformate (jpg, jpeg, bmp, tif, gif)

Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die E-Mail unter Umständen nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird. E-Mails, deren Dateianhänge Makros oder sonstige ausführbare Dateien enthalten, werden nicht bearbeitet.

Weitere E-Mail-Adressen:
Alle anderen bekannten Mailadressen, sowie personenbezogene Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen/ Mitarbeitern der Verwaltung, stellen keinen offiziellen Maileingang dar und bewirken keinen rechtsverbindlichen Zugang.

Eine Benachrichtigung über die Nichtverwertbarkeit im Sinne des § 3 a Abs. 1 Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG), kann in der Regel nicht erfolgen, da damit ein unverhältnismäßig hoher Aufwand verbunden wäre.