Prüferin Martha Scholz, Prüfer Matthias Drucks und Projektleiterin Birgit Cramer-Görtz präsentierten der Lokalpolitik die Empfehlungen in den untersuchten Prüfgebieten und Handlungsfeldern.

Die Haushaltssituation der Stadt Sundern hat sich im Betrachtungszeitraum bis 2023 positiv entwickelt. Befand sich die Stadt bis 2020 noch in der Haushaltssicherung, so konnte sie bis 2023 positive Jahresergebnisse ausweisen und ihr Eigenkapital steigern, das 2024 im interkommunalen Vergleich auf einem durchschnittlichen Niveau lag. Ab 2025 plant die Stadt allerdings mit negativen Jahresergebnissen, die bereits 2026 zu einem vollständigen Verbrauch der Ausgleichsrücklage als finanziellem Puffer führen und das Eigenkapital bis 2028 deutlich schmälern werden. "Der Handlungsbedarf zur Verbesserung der Haushaltssituation ist somit hoch", so das Fazit von Prüferin Martha Scholz. Das zeige sich auch in den überdurchschnittlich hohen Gesamtverbindlichkeiten aus Investitions- und Liquiditätskrediten. Diese werden sich laut der Planung bis 2028 aufgrund umfangreicher Investitionsvorhaben, die die Stadt Sundern weitestgehend kreditfinanzieren muss, verdoppeln.

Für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen Wertgrenze bei Investitionen festlegen

Der Aspekt der Nachhaltigkeit gewinnt bei der Haushaltssteuerung der Kommunen an Bedeutung. Die Stadt Sundern legt in ihrem Haushaltsplan jährlich Ziele und Rahmenbedingungen für den Haushalt fest, die auch Themen wie Nachhaltigkeit und Klimaschutz berücksichtigen. Eine Nachhaltigkeitsstrategie oder einen Nachhaltigkeitshaushalt gibt es in Sundern aber noch nicht. "Bei großen Investitions- oder Beschaffungsmaßnahmen führt die Stadt Sundern zwar Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durch, eine Wertgrenze dafür hat sie jedoch noch nicht festgelegt und auch einheitliche Standards für die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen fehlen bisher", verweist Prüferin Martha Scholz auf Optimierungspotentiale. Anders als viele andere Kommunen hat die Stadt Sundern für ihr Kreditmanagement bereits eine Dienst-anweisung erlassen. Martha Scholz: "Ähnliches empfehlen wir für das Anlagemanagement, damit die Stadt für die Zukunft beziehungsweise sobald wieder liquide Überschüsse erwirtschaf-tet werden, vorbereitet ist."

Anteil des elektronischen Zahlungsverkehrs weiter erhöhen

Die Aufgaben der Zahlungsabwicklung werden in Sundern wirtschaftlich wahrgenommen. Bezogen auf alle Einzahlungen ist der Automatisierungsgrad vergleichsweise gering. In vielen Bereichen erreicht die Stadt nach eigenen Auswertungen jedoch hohe Anteile an SEPA-Lastschriften, wie z. B. bei der Gewerbesteuer oder bei den Elternbeiträgen. "Gleichwohl sollte sie eine weitere Erhöhung der SEPA-Lastschriftmandate anstreben", empfiehlt Martha Scholz. Ihre Forderungen verfolgt die Stadt Sundern gut strukturiert auf der Grundlage einer Dienstanweisung, die sie im Zuge der beabsichtigten Software-Umstellung anpassen wird. Um einen schnelleren Forderungsabbau zu unterstützen, sollte die Abwicklung gestrafft werden. In der Vollstreckung wickelt die Stadt mehr als 85 Prozent der eigenen Vollstreckungsforderungen erfolgreich ab. Aufgrund vergleichsweise geringer personeller Ressourcen kann sie bestehende Vollstreckungsforderungen aber nur in geringem Umfang reduzieren.

Mögliche Wissensverluste bei hoher Personalfluktuation verhindern

Die Stadt Sundern hat die relevanten Informationen für eine langfristige Sicherung ihrer Handlungsfähigkeit im Bereich Personal, Organisation und Informationstechnik grundsätzlich im Blick. Herausforderungen ergeben sich insbesondere aus der demografischen Entwicklung und dem allgemeinen Fachkräftemangel. Auch in der Stadtverwaltung ist eine mittelfristig hohe Altersfluktuation absehbar, einhergehend mit einem drohenden Verlust von Erfahrungen und Wissen. "Daher sollte sich die Stadt der Aufgabe Wissensmanagement aktiv stellen. Hieran koppeln sollte sie ein Prozessmanagement", empfiehlt Prüfer Matthias Drucks. Dafür fehlen in Sundern bisher noch grundlegende Strukturen. Das Projektmanagement ist indes vergleichsweise gut etabliert, was mit Blick auf die zunehmende Anzahl an Projekten sehr zu begrüßen ist. Das eingeführte Dokumentenmanagementsystem (DMS) sollte als wichtiger Schritt hin zur digitalen Verwaltungsarbeit mit Priorität behördenweit implementiert und "zunächst alle Kernprozesse schrittweise, je nach technischen Möglichkeiten, medienbruchfrei digitalisiert werden", so Matthias Drucks.

Handlungsfähigkeit mit digitalen Gremiensitzungen auch für Notsituationen erhöhen

Die Stadt Sundern gewährt im Prüfgebiet der Gremienarbeit ihren Ratsmitgliedern Aufwandsentschädigungen in Form einer Monatspauschale zuzüglich Sitzungsgeld. Aufgrund einer geringen Anzahl von Ausschüssen finden in Sundern weniger Sitzungen statt als in den meisten Vergleichsstädten. Daher sind die Aufwendungen für die Gremienmitglieder trotz einer hohen Anzahl von Ortsvorstehenden, die entsprechende monatliche Aufwandsentschädigungen erhalten, durchschnittlich hoch. Die Fraktionszuwendungen gewährt die Stadt Sundern gemäß der rechtlichen Vorgabe. "Zu Beginn einer Wahlperiode sollte eine Bedarfsermittlung durchgeführt werden", empfiehlt Projektleiterin Birgit Cramer-Görtz. Auch sollte sie Regelungen zu digitalen und hybriden Gremiensitzungen treffen, "um die Handlungsfähigkeit für Rat und Verwaltung auch in Notfallsituationen zu erhöhen", so Birgit Cramer-Görtz.

Regelmäßige Übungen und Schulungen als Vorbereitung auf Krisensituationen

Die örtlichen Strukturen der Stadt Sundern erfordern ein effektives und effizientes kommunales Krisenmanagement. Insbesondere Überschwemmungen nach Hochwasser- oder Starkregenereignissen hat die Stadt als Risiko ermittelt und dafür auch bereits mit Vorplanungen begonnen. Ein Stab für außergewöhnliche Ereignisse (SAE) ist eingerichtet und auch ein Stabsraum steht zur Verfügung. Optimierungsmöglichkeiten sieht die gpaNRW beispielsweise noch hinsichtlich formaler Regelungen zur Einbindung von Spontanhelfenden oder in dem Angebot von regelmäßigen Schulungen sowie auch Übungen, um die Einsatzbereitschaft des SAE zu festigen. Außerdem ist es aus Sicht der gpaNRW wichtig, dass die Stadt Sundern kritische Bereiche der Verwaltung identifiziert und Regelungen zur Aufrechterhaltung der wichtigsten städtischen Dienstleistungen im Krisenfall erstellt.

Die Stadt Sundern gehört zu den 25 Prozent der Vergleichsstädte mit den niedrigsten einwohnerbezogenen Aufwendungen in der Hilfe zur Erziehung. Eine geringe Falldichte wirkt sich positiv aus. Trotz eines geringen Anteils ambulanter Hilfefälle bewegen sich die Fallaufwendungen im Vergleich noch auf einem durchschnittlichen Niveau. Das liegt daran, dass es in Sundern viele Vollzeitpflegefälle im stationären Bereich gibt. Daher verzeichnet Sundern auch die geringsten Aufwendungen je stationärem Hilfefall.

Digitales Qualitätshandbuch zur Einarbeitung neuer Mitarbeitenden im Jugendamt

Aber auch in Sundern steigen die Aufwendungen für die Hilfen zur Erziehung im Prüfungszeitraum kontinuierlich an. Allgemeine Kostensteigerungen und Tariferhöhungen bei den freien Trägern führen zu einer zunehmenden Haushaltsbelastung. Vor diesem Hintergrund gewinnt die Refinanzierung durch Kostenerstattungen an Bedeutung. Die Stadt Sundern macht Kostenerstattungsansprüche fristgerecht geltend. "Als eine der im Vergleich wenigen Kommunen kann Sundern die Erträge differenziert auswerten. Positiv ist auch, dass der Allgemeine Soziale Dienst (ASD) und die Wirtschaftliche Jugendhilfe (WiJu) der Stadt Sundern eng zusammenarbeiten und die WiJu die Zuständigkeit frühzeitig prüft", lobt Projektleiterin Birgit Cramer-Görtz. Auch die Jugendamtssoftware mit verbundenen Modulen für WiJu und ASD ermöglicht schnittstellenarmes Arbeiten und einen schnellen Informationsfluss. Weitere Empfehlung der gpaNRW: In der Praxis einheitlich gelebte Verfahren sollten in einem digitalen Qualitätshandbuch gebündelt werden, um eine standardisierte Sachbearbeitung sicherzustellen und neuen Mitarbeitenden den Einstieg zu erleichtern.

Bürgermeisterin Dr. Jacqueline Bila erklärt abschließend zu den Ergebnissen der gpaNRW: "Die Ergebnisse der Prüfung bilden für uns eine wichtige Grundlage in der Weiterentwicklung unserer Stadtverwaltung. Der Bericht zeigt sowohl Stärken unserer Verwaltung als auch Bereiche, in denen wir uns noch weiter verbessern können. Gleichzeitig zeigt der Bericht, dass eine angemessene personelle Ausstattung entscheidend ist, um die wachsenden Aufgaben zuverlässig erfüllen zu können."

Infos zur gpaNRW und deren turnusgemäßen Prüfung

Die gpaNRW hat die Stadt Sundern im Rahmen der turnusgemäßen Prüfung aller mittleren kreisangehörigen Kommunen mit einer Einwohnerzahl von bis zu 60.000 in folgenden Prüfgebieten untersucht:

Finanzen

Zahlungsabwicklung und Vollstreckung

Gremienarbeit

Personal, Organisation und IT

Kommunales Krisenmanagement

Hilfe zur Erziehung

Alle Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zu den thematischen Handlungsfeldern sind im Prüfungsbericht für die Stadt Sundern zusammengefasst.

Die gpaNRW ist Teil der staatlichen Aufsicht des Landes über die Kommunen und wurde im Jahr 2003 gegründet. Sie hat ihren Sitz in Herne. Ihr ist durch Gesetz und Gemeindeordnung die überörtliche Prüfung aller 396 Kommunen, der 30 Kreise sowie der Städteregion Aachen, der beiden Landschaftsverbände und des Regionalverbandes Ruhr (RVR) übertragen. Präsident der gpaNRW ist seit 15. September 2023 Bürgermeister a. D. Michael Esken.

Die ausführlichen Prüfungsberichte mit allen Prüfgebieten, Handlungsfeldern und Empfehlungen veröffentlicht die gpaNRW unter www.gpa.nrw.de.